SANTO DOMINGO (RD).-El reputado historiador Roberto Cassá, director del Archivo General de la Nación (AGN), aseguró que esa institución, consciente de la centralidad del ciudadano, “ha definido parámetros de acuerdo a normas, políticas y legislación orientados a garantizar el derecho a la información, con atención especial a los procedimientos dirigidos a cubrir las necesidades de los usuarios”.
“Esperamos que los desafíos contribuyan en lo inmediato a que las asignaciones del Estado, en primer término, concedan mayor atención a sus archivos, de manera que los fondos puedan cumplir adecuadamente su ciclo vital, empezando por el momento intelectualmente más delicado, que es el de la valoración”, dijo.
Cassá se refirió al tema en el discurso inaugural del V Encuentro Nacional de Archivos, que se desarrolla en el hotel Hotel Crowne Plaza, de esta capital.
A continuación el discurso de Roberto Cassá:
Señoras y señores:
A nombre de mis compañeros del Archivo General de la Nación me corresponde el honor de agradecer a todos ustedes por hacer posible la celebración del V Encuentro Nacional de Archivos. Ante todo saludo la participación de varios directores y otras autoridades de archivos de Iberoamérica: Mercedes de Vega, presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos y directora del Archivo General de la Nación de México; Severiano Hernández, subdirector general de los Archivos Estatales de España, así como a los directores de los archivos generales o nacionales de Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, Filipinas, Panamá, Paraguay, Perú, Portugal, Puerto Rico y Uruguay que tomaron parte en la asamblea de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y del Programa Iberarchivos (ADAI) que acaban de concluir.
Extiendo la bienvenida igualmente al Sr. Diego Mayoral Gil–Casares, jefe de la Unidad de Apoyo de la Dirección de Relaciones Culturales y Científicas de España; al Sr. Carlos Hernández Calzada, representante de SEGIB; a los coordinadores de la Unidad Técnica de Iberarchivos, a archiveros de diversos países latinoamericanos y a representantes de instituciones como la Cinemateca Nacional de Nicaragua, la UNAM y empresas como VINFRA. Asimismo doy la bienvenida al Sr. Tomás García, viceministro de Cultura de nuestro país.
Me place saludar a Ramón Alberch, exdirector de Archivos de Cataluña, siempre solícito a apoyar actividades archivísticas en América Latina, como a los señores Juan Román y Pedro Roig, archiveros de Puerto Rico. Se encuentran aquí el Presidente del Patronato del Archivo General de la Nación, Antonio Guerra, además de otros integrantes del apreciado equipo que tanto apoyo ha brindado a las actividades cotidianas del AGN.
Destaco entre nosotros a integrantes de los organismos técnicos del Archivo General de la Nación, al igual que a encargados de departamentos y otros técnicos de la institución.
Doy las gracias a los directores y otros funcionarios de los archivos dominicanos que participan en este encuentro.
El que nos hayamos dado cita por quinta vez en el curso de una década en cierta manera sintetiza el avance que se ha producido en República Dominicana en materia de gestión archivística. Casi desde la nada, a partir de la existencia de repositorios abandonados a la incuria, salvo contadas excepciones, por disposición del presidente Leonel Fernández, se inició a finales de 2004 la reorganización del Archivo General de la Nación, con vistas a que operara como ente rector de un Sistema Nacional de Archivos, lo que vino a quedar consagrado en la Ley General de Archivos de 2008. Los encuentros muestran, en resumidas cuentas, que se ha producido una sintonía de propósitos entre las instituciones que conforman el sistema archivístico del país, algunas de las cuales han experimentado mejorías notables. Aunque falta mucho por hacer, como es invariablemente propio de la gestión archivística, se han dado pasos seguros.
En los encuentros anteriores se han debatido temáticas acordes con el nivel alcanzado en el plano nacional sin perder de vista las tareas por delante. Aspectos tan cruciales como la legislación archivística, los sistemas institucionales y nacionales de archivos y archivos regionales han encontrado espacio de reflexión, análisis y debate en estos eventos. Las citas anteriores no fueron producto del esfuerzo aislado del AGN, sino de la labor mancomunada de comités que se han constituido con la participación de algunos de los archivos mejor organizados del sector público y de empresas y otras entidades privadas. Gracias a ello, han sido espacios idóneos para el intercambio de experiencias y la búsqueda de criterios dirigidos a la consecución de metas más ambiciosas. Asimismo han servido de escenario para conocer avances de la disciplina a escala internacional, en especial en Iberoamérica.
En este V Encuentro, por decisión de su comité organizador, la temática central es la valoración documental. Esta es reconocida como una de las tareas más complejas de la Archivística. Plantea a los archivos el delicado reto de aquilatar debidamente la importancia de fondos documentales después que hayan traspasado la etapa inicial en el ciclo de su existencia. La valoración debe determinar la validez o no de la conservación indefinida de fondos o porciones de ellos. Esta decisión ha de tener en cuenta no solamente el posible valor intrínseco de un documento, expediente o serie, sino el contexto histórico en que se produjo su emisión, además del entorno en que se efectúan las operaciones de valoración y las probabilidades de sus usos en el futuro.
Ante todo, hay que tomar en consideración el volumen creciente de emisión de documentos en contraste con las limitaciones de recursos para conservarlos adecuadamente. Por ende, se debe propender a la eliminación de los materiales que no tengan un valor operativo futuro y, en cambio, rescatar los que posean previsibles utilidades administrativas, sociales, personales, educativas, culturales y para la investigación histórica y científica.
Este proceso convoca a la asunción de una alta responsabilidad por parte de la comunidad archivística, puesto que tiene en sus manos la misión de rescatar lo valioso como huella del pasado y ponerlo al servicio de las generaciones presentes y futuras.
En una vastedad de documentos, la valoración no solo debe determinar qué expurgar, sino también viabilizar los mejores usos de lo que debe mantener existencia permanente. La eliminación, en su mejor sentido, debe tener por contrapartida la elaboración de conceptos acerca de un fondo o de sus partes y la relación con otros fondos. Por tanto, entraña decisiones relativas a la posible reorganización de los fondos, su ulterior ubicación, así como los medios que los hagan accesibles a los interesados.
En nuestro medio la valoración pasa en primer término por la recuperación del contenido multifacético de la documentación y de su contexto de producción. En tal sentido, está abierta al enriquecimiento intelectual de la práctica archivística, normalmente delimitada por planos instrumentales convencionales. La determinación de los contenidos de los fondos debe realizarse con la intención de detener la depredación que ha imperado en los llamados archivos muertos y proyectar la documentación como un patrimonio estratégico de la comunidad. Para ello se debe abrir un proceso que contribuya a visualizar procedimientos que tornen accesibles las informaciones.
Traspasado ese umbral primario, la valoración puede contribuir a resaltar el significado de la documentación que se conserve como patrimonio en dimensiones múltiples para la sociedad en su conjunto. En un país con escasa tradición archivística, se presenta el reto de trascender el concepto ancestral de corte elemental, que coloca el énfasis en la conservación, hacia otro acorde con la dinámica que enfoca lo esencial de la actividad archivística como parte del manejo de información a escalas masivas y multidisciplinarias. El hecho de que no se esté todavía en condiciones de acceder a un objetivo de ese tipo no significa que se renuncie a él y de que no se emprendan acciones aunque sean limitadas. En esa dirección se han de determinar operaciones, como el tipo de descripción, que convienen a la situación actual de limitación de recursos humanos y materiales.
En las últimas décadas se han abierto posibilidades para una transformación de la actividad archivística gracias a la informática y a las disciplinas de la información. Lo que hasta hace poco era irrealizable en materia de sistematización de datos y de su difusión abierta, hoy se ha tornado en una realidad palpable. No significa que nos rindamos ante la tecnología como un valor en sí. Se plantea encontrar sus posibilidades expansivas del conocimiento.
Acaso se desprende de esta propuesta que la valoración documental constituye la síntesis resultante de la apreciación prioritaria del material como patrimonio cultural. Más que repositorios que conservan documentación, los archivos históricos, en especial, están llamados a reformularse, conforme a tal corolario, en entes pautados por la acción cultural en la más estrecha relación con actores de la comunidad. Por supuesto, no se convoca a menospreciar el aspecto técnico de la actividad, pero sí desprenderla de los posibles usos operativos actuales. En tal perspectiva, el archivo, como entidad, supera una condición pasiva, para tornarse en factor creativo de desarrollo.
Mientras tanto, en un medio atrasado como el nuestro, la gestión está compelida a pasar a niveles que impliquen el dominio de la especialidad y el cumplimiento de las obligaciones primarias que están llamadas a asumir las instituciones.
Estamos convocados en estos dos días a confrontar experiencias y a buscar alternativas viables para una mejoría en este aspecto fundamental de la gestión. Aquí encajan a cabalidad las categorías de comunidad archivística y de sistema nacional. A la luz de los volúmenes de documentación y de las tareas diversas de los diferentes archivos, las nociones de valoración deben ser resultado de la práctica de los archiveros, de las instituciones y de la comunidad, en un todo integrado. El Archivo General de la Nación tiene la responsabilidad de impulsar y coordinar estas labores no solo por su función de ente rector del sistema, sino porque a sus depósitos deben confluir los fondos provenientes de esas instituciones.
Esperamos que los desafíos contribuyan en lo inmediato a que las asignaciones del Estado, en primer término, concedan mayor atención a sus archivos, de manera que los fondos puedan cumplir adecuadamente su ciclo vital, empezando por el momento intelectualmente más delicado, que es el de la valoración. Esperamos que estos días de análisis y debates sobre principios, enfoques y metodologías, concordantes o no, ayuden a adelantar conclusiones en pos de la necesidad de llegar a criterios uniformes que garanticen fórmulas de conservación, organización, descripción, generación de instrumentos de referencias y acceso.
Desde ese punto de vista, interesa prioritariamente el proceso que concluye en el funcionamiento de los archivos históricos, en los cuales desemboca el ciclo vital.
Como principio, este tipo de institución está obligada a ofrecer servicios a la ciudadanía de acuerdo al paradigma de libre acceso a la información. Comporta por tanto no solo una implicación cultural, sino política, como parte de la profundización de la democracia. Conviene subrayar, entonces, la conveniencia de que el mayor número posible de instituciones, susceptibles de hacerlo, den el paso hacia la conversión de su patrimonio dentro del encuadramiento propio de un archivo histórico. El aspecto crucial radica en ampliar el servicio hacia una comunidad expandida de usuarios, lo que implica seleccionar el material llamado a la permanencia y su reconocimiento por los instrumentos descriptivos adecuados.
El Archivo General de la Nación, consciente de la centralidad del ciudadano, ha definido parámetros de acuerdo a normas, políticas y legislación orientados a garantizar el derecho a la información, con atención especial a los procedimientos dirigidos a cubrir las necesidades de los usuarios. La aplicación del Marco Común de Evaluación constituye el preámbulo para la introducción de parámetros de calidad en los procesos internos, con el subsiguiente incremento de la eficacia en la gestión.
En el marco de este encuentro, el AGN presentará la Carta compromiso al ciudadano; el documental del realizador Rafael Sarró, El Archivo General de la Nación: rescate y desarrollo, que pondrá en conocimiento el proyecto más novedoso de los últimos dos años, consistente en el fichaje de la prensa diaria dominicana a partir de 1961, con el cual se pretende ofrecer un instrumento de importancia a la comunidad nacional, en concordancia con la centralidad de la confección de instrumentos de apoyo a la investigación, y, además, pondrá en circulación el libro conmemorativo Archivo General de la Nación. Ayer y hoy.
Reitero que el éxito de esta actividad es fruto del empeño de los integrantes de un equipo organizador, que incluye técnicos y funcionarios del AGN y de otras instituciones. De igual manera, corresponde destacar los aportes materiales de entidades estatales y empresas, entre las cuales sobresalen: Banco Central, Industrias Banilejas, Central Romana, Ministerio de Educación, Grupo Ramos, Ministerio de Industria y Comercio, Fundación García Arévalo, Ministerio de Turismo, Banco Popular Dominicano, Refinería Dominicana de Petróleo, Instituto Tecnológico Superior Comunitario, Propagás y Agencia de Cooperación Internacional de Corea.
Reitero a todos nuestros agradecimientos. Las tareas se han asumido de forma colectiva y participativa. Las realizaciones son el fruto de la cooperación y del compromiso. Veamos cuánto enriqueceremos nuestros conocimientos durante los dos días por venir.
Roberto Cassá
Director AGN
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